Converteix una validació binària en una decisió que fa avançar la feina
Un responsable rep una petició de compra, la revisa des del mòbil i prem «Rebutja». La persona que l’ha enviada obre el correu, intenta endevinar què falta, respon amb un altre correu i la petició torna a començar. La decisió ja s’ha pres, però la feina encara no avança.
Aquest petit desgast apareix sovint perquè una aprovació de «Sí» o «No» barreja decisions diferents: potser cal un pressupost, potser falta el centre de cost, potser l’import supera un llindar. Power Automate permet definir respostes personalitzades en una aprovació. És una manera útil de convertir cada resposta en un estat operatiu, i d’evitar que la llista es transformi en un arxiu de correus interpretables.
Pensem en una llista de Microsoft Lists per gestionar compres internes. Cada element conté el títol de la compra, l’import, el centre de cost, el proveïdor, la persona responsable i una columna Estat. Les respostes de l’aprovació poden ser Aprovada, Falta pressupost, Revisa el centre de cost i Rebutjada. Aquest vocabulari ha de correspondre a accions reals de l’equip; quatre opcions ben definides acostumen a ser més útils que deu categories ambigües.
Abans de configurar-ho, cal disposar d’accés d’edició a la llista i d’una llicència que doni accés a Power Automate i als connectors estàndard. Tant SharePoint com Approvals formen part d’aquest grup de connectors. Les persones que responen una aprovació poden fer-ho des d’Outlook, Teams o el centre d’accions, segons les capacitats de llicència del seu entorn. (learn.microsoft.com)
Configureu el flux així:
-
A Power Automate, creeu un flux instantani amb el desencadenador de SharePoint For a selected item. Així, la petició s’envia només quan algú la selecciona explícitament a la llista, després de completar-ne les dades. Aquest desencadenador manual funciona en l’entorn predeterminat de Power Automate. (learn.microsoft.com)
-
Afegiu Get item per recuperar les columnes actuals de l’element seleccionat. Feu servir aquestes dades per construir un títol llegible, per exemple: «Compra: monitor Dell — 480 €», i incloeu al detall el centre de cost, el proveïdor i l’enllaç a l’element.
-
Afegiu Start and wait for an approval i trieu Custom Responses – Wait for one response. Assigneu-la al responsable financer o, si la llista incorpora una columna de persona per a l’aprovador, useu aquest valor dinàmic. Les respostes personalitzades permeten que la persona aprovi, demani informació concreta o redirigeixi la petició sense sortir del circuit. (learn.microsoft.com)
-
Afegiu un Switch sobre el resultat de l’aprovació. A cada branca, actualitzeu la columna Estat amb la resposta rebuda i deseu el comentari de l’aprovador en una columna de text multilínia, juntament amb la data. La llista deixa de mostrar només «pendent» o «rebutjada»: explica què ha de passar després.
Aquest disseny mereix dues precaucions. Compartiu el flux com a run-only amb les persones que han d’enviar peticions; afegir la llista com a copropietària pot concedir capacitat d’edició del flux a totes les persones amb edició sobre la llista. (learn.microsoft.com) També convé establir un procediment d’escalat per a peticions sense resposta: una execució amb una aprovació pendent arriba al límit de 30 dies. (learn.microsoft.com)
Repte d’esmorzar
Trieu una aprovació que avui acabi en correus d’anada i tornada. Escriviu tres respostes que indiquin la següent acció amb precisió. Si una resposta obliga a preguntar «i ara què faig?», encara no és prou bona.