Un agent que recull el context abans que la petició arribi a compres
Una petició de compra gairebé sempre comença igual: un missatge breu a Teams. «Necessitem tres pantalles per a l’equip nou». Falta el centre de cost, la justificació, el proveïdor preferit, la urgència i, sovint, el criteri que permetrà validar la compra. Algú pregunta, algú respon hores més tard i el fil acaba convertit en una petita excavació arqueològica.
Copilot Studio permet situar un agent just en aquest punt. L’objectiu no és que decideixi compres ni que inventi dades: ha de conduir una conversa curta, detectar els camps que falten i crear una petició estructurada perquè compres la pugui revisar sense perseguir ningú.
El patró combina un agent amb un agent flow. A Copilot Studio, aquests fluxos funcionen com a eines: l’agent els pot invocar durant la conversa per consultar dades o executar una acció en nom de l’usuari. (learn.microsoft.com) En aquest cas, l’acció final crearà un element en una llista de SharePoint o Microsoft Lists destinada exclusivament a les peticions de compra.
Abans de començar, convé validar tres prerequisits. La persona creadora necessita accés a un entorn de Copilot Studio i el tenant ha de disposar de la llicència o capacitat corresponent; una llicència de Microsoft 365, per si sola, no implica automàticament capacitat per publicar agents personalitzats. El consum es mesura amb Copilot Credits. (learn.microsoft.com) També cal que l’equip de Teams permeti les aplicacions de Power Platform i que els usuaris tinguin accés a l’agent publicat. (learn.microsoft.com)
Prepareu una llista amb camps deliberadament tancats: sol·licitant, categoria, descripció, unitats, pressupost estimat, centre de cost, urgència, justificació, enllaç al producte i estat. Les columnes de categoria i urgència haurien de ser opcions, no text lliure. Aquest detall redueix variacions absurdes com «urgent», «Urgent!!!» i «per ahir», que després dificulten les vistes, les regles i els informes.
Després, construïu l’agent seguint aquests passos:
- Escriviu instruccions de comportament precises: l’agent ha de demanar només els camps obligatoris que faltin, resumir-los abans de registrar-los i avisar quan una dada és una estimació.
- Creeu un agent flow amb entrades explícites per a cada camp. Eviteu passar-hi un únic bloc de text: els paràmetres tipats faciliten la validació i deixen un rastre més llegible.
- Afegiu l’acció de SharePoint per crear l’element a la llista i feu que el flux retorni l’identificador de la petició i el seu estat inicial.
- Incorporeu el flux com a eina de l’agent. Els connectors de Power Platform es poden afegir com a eines directes o dins d’un flux; SharePoint és un connector estàndard de Copilot Studio. (learn.microsoft.com)
- Publiqueu-lo a Teams per a converses individuals. Així preserveu una interacció privada i controlada mentre valideu el procés.
Penseu en la Laia, responsable d’operacions. Escriu: «Hem de comprar una impressora per a recepció». L’agent li demana el pressupost aproximat, el centre de cost i si cal color, escàner o manteniment. Abans de crear res, li mostra: «Crearé una petició de 450 €, categoria Equipament, prioritat normal, centre de cost OPS-03. Ho confirmes?». Laia confirma i rep el número de petició. Compres rep un registre comparable amb la resta, no una conversa interpretada a corre-cuita.
Hi ha límits importants. L’agent pot formular bé les preguntes, però els camps financers crítics han de passar validacions deterministes al flux o a la llista. Definiu també quina identitat utilitza la connexió amb SharePoint i qui pot llegir la llista: una automatització amb permisos excessius converteix una comoditat en un risc. Per a aquest cas, manteniu l’agent en xat 1:1; Teams limita l’ús de fonts que requereixen autenticació d’usuari, com SharePoint, en canals i xats de grup. (learn.microsoft.com)
Repte d’avui: escolliu una petició repetitiva que encara arriba per missatge i redacteu els seus cinc camps imprescindibles. Si no els podeu definir amb claredat, encara no toca crear l’agent. Si els teniu, ja disposeu de l’esquelet d’una conversa que estalviarà seguiments.