Estandarditza el tancament setmanal d’un llibre compartit amb Office Scripts
Els divendres, poc abans de la reunió de seguiment, algú obre l’Excel del projecte i repeteix el mateix ritual: actualitza fórmules, aplica filtres, comprova que no hi hagi imports negatius inesperats, posa la data de tancament i deixa visibles només les files que cal comentar. Són accions senzilles, però el risc viu en la repetició: una columna que queda fora de la taula, un filtre conservat de la setmana anterior, una fórmula substituïda per un valor.
Per a aquest tipus de feina, un Office Script ben acotat és més útil que una macro improvisada. El guió queda al núvol, es pot associar al llibre i es pot executar des d’un botó dins del full. Això permet que l’equip apliqui el mateix criteri de preparació sense dependre de qui ha tingut cura del fitxer aquella setmana. (support.microsoft.com)
Imaginem un llibre de previsió comercial compartit a SharePoint. La taula principal es diu Previsio, té les columnes Client, Import previst, Probabilitat, Import ponderat i Estat. Abans de la reunió, cal calcular l’import ponderat, marcar les oportunitats amb probabilitat inferior al 30 %, ordenar-les per import i escriure la data de l’últim tancament.
El punt avançat no consisteix a enregistrar clics. Consisteix a convertir el full en una petita peça de programari fiable. El guió ha de buscar la taula pel seu nom, no per la cel·la activa; ha de validar que existeixen les columnes esperades, i ha de poder-se executar dues vegades sense duplicar formats, files ni resultats. Aquest caràcter idempotent és el que fa que un botó sigui segur en un document viu.
Per preparar-lo:
-
Defineix el contracte de dades. Dona un nom estable a la taula i a les seves columnes. Evita capçaleres variables com “Import setembre” si el procés s’ha de mantenir durant mesos. El guió necessita referències semàntiques, no coordenades fràgils.
-
Enregistra una primera versió a Automatitza > Crea des d’un enregistrament. Fes una operació representativa: crear o actualitzar la fórmula d’
Import ponderat, ordenar i aplicar el format condicional. L’enregistrador és una bona manera d’obtenir l’esquelet, però no és el final del treball. (support.microsoft.com) -
Edita el codi TypeScript. Substitueix les referències relatives, com ara el full actiu o la selecció actual, per
workbook.getTable("Previsio")i cerques explícites de columna. Afegeix comprovacions que aturin el guió amb un missatge clar si falta alguna columna. Així, un canvi estructural es detecta abans d’alterar el llibre. -
Associa’l al llibre i afegeix-hi un botó. A la fitxa Automatitza, activa l’associació amb el llibre i crea el botó al full de resum. Les persones amb permís d’edició del llibre podran veure i executar el guió associat. (support.microsoft.com)
Hi ha dues condicions que convé resoldre abans de presentar-ho com una solució d’equip. La llicència de Microsoft 365 ha d’incloure Office Scripts, l’administració no l’ha d’haver desactivat i, a l’Excel per a web, les galetes de tercers han d’estar habilitades. L’organització també pot restringir qui comparteix scripts o qui els executa amb Power Automate. (support.microsoft.com)
Si més endavant voleu programar el tancament amb Power Automate, manteniu la mateixa disciplina: els fluxos poden executar un script sobre un llibre tancat i, en aquest context, les referències a la selecció o al full actiu poden comportar-se de manera imprevisible. El guió ha de treballar sempre amb noms concrets. (learn.microsoft.com)
Petit repte: tria un Excel que l’equip prepara cada setmana i identifica tres accions que sempre es repeteixen. Enregistra-les avui. Després, abans de compartir el botó, elimina del codi qualsevol dependència de la cel·la seleccionada. Aquest gest petit separa una automatització còmoda d’un procés que aguanta el pas del temps.